Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABÉTICO:
Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. (A, B, C,)
SISTEMA NUMÉRICO:
Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero.
SISTEMA ALFANUMÉRICO:
Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. (1B, 1C, A11….)
SISTEMA
DE CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICO:
Este sistema utiliza las fechas para organizar el archivo. La clasificación por fecha puede ser muy útil, sobre todo para clasificar contenidos de constante actualización.
SISTEMA GEOGRÁFICO:
Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. (Países, Ciudades, Calles…)
SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS:
Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. (Compras, Ventas, Clientes…)
SISTEMA DECIMAL:
Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un número de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por números de tres cifras, y así sucesivamente. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9)
